Bjud in medarrangörer och dela ansvaret
Du ska vara på festen, inte i telefonen. Bjud in någon som kan svara på frågor och godkänna bilder medan du är upptagen.
Fem steg till ett team runt eventet
Allt sker under Inställningar på ditt event. Bara den som skapade eventet kan bjuda in och ta bort.
Steg 1Öppna Inställningar på eventet
Logga in, välj eventet under Mina event och gå till fliken Inställningar. Längst ner ligger kortet Teammedlemmar. Det är där hela inbjudningsflödet bor — det finns ingen separat sida för det.
- Inbjudningsrutan visas bara för dig som skapade eventet. Medarrangörer ser samma kort, men utan möjlighet att bjuda in fler.
- Medarrangörer ingår i alla planer, även den gratis. Du behöver alltså inte uppgradera för att dela ansvaret.
Steg 2Skriv in e-postadressen och tryck Bjud in
Fyll i personens e-postadress i fältet och tryck på Bjud in. Har hen redan ett Digipic-konto på den adressen dyker eventet upp bland hens event nästa gång hen loggar in. Har hen inget konto skickar vi ett mejl med en länk för att skapa ett — inbjudan väntar tills den är hämtad.
- Använd den adress personen faktiskt läser. Inbjudan är knuten till e-postadressen, inte till telefonnumret.
- Bjud in flera genom att upprepa steget. Det finns ingen gräns för hur många medarrangörer ett event kan ha.
- Har du skrivit fel adress? Ta bara bort raden och bjud in på nytt.
Steg 3Följ statusen på inbjudan
Varje person i listan visar var inbjudan står. Inbjuden – har inget konto än betyder att mejlet har gått iväg men att kontot inte är skapat. Inväntar svar betyder att kontot finns men att inbjudan inte är accepterad. Accepterad betyder att personen är inne och kan börja jobba.
- Fastnar en inbjudan på Inväntar svar? Be personen logga in — inbjudan hämtas automatiskt när hen kommer in.
- Mejlet kan hamna i skräpposten. Ett kort meddelande i chatten om att inbjudan är på väg löser det oftast.
- Steg 4
Bestäm vem som gör vad
En accepterad medarrangör har i praktiken samma händer i eventet som du: ladda upp och ta bort bilder, godkänna eller dölja i bildgranskningen, ändra eventinställningar, dela länken och QR-koden, styra bildspelet och begära nedladdningen av alla bilder. Två saker är dina ensam — att bjuda in eller ta bort medarrangörer, och att radera hela eventet.
- Under festen: låt en person äga bildgranskningen och bildspelet, så slipper du sitta med mobilen mellan talen.
- Efter festen: låt den som är först vid datorn dagen efter begära nedladdningen — zip-länken mejlas till den som beställde den.
- Kom överens om vem som svarar när en gäst vill få bort en bild. Det går snabbare än att fråga varandra mitt i kvällen.
- Steg 5
Ta bort någon — eller lämna själv
Tryck på Ta bort vid en rad för att återkalla en inbjudan eller ta bort en medarrangör. Åtkomsten försvinner direkt, men bilderna hen laddat upp ligger kvar i eventet. Är du själv medarrangör och vill hoppa av finns knappen Lämna event i samma kort.
- Att ta bort någon raderar aldrig bilder — varken deras uppladdningar eller något annat i galleriet.
- Lämnar du ett event själv behöver du bli inbjuden på nytt för att komma tillbaka.
- Rensa gärna listan när eventet är över, särskilt om du förlänger lagringen och galleriet blir kvar länge.
Vem ska du bjuda in — och varför just en till?
Det som gör skillnad är inte hur många som har åtkomst, utan att någon annan än du kan agera när du har händerna fulla. Här är de vanligaste uppläggen.
Bröllop: toastmastern eller ett syskon
Brudparet är den sämsta möjliga supporten på sitt eget bröllop. Ni står i fotograferingen, i mingel och vid bordet — och det är precis då gästerna frågar var man laddar upp och varför bilden inte syns.
Bjud in toastmastern eller ett syskon som ändå har koll på kvällen. Hen kan svara på frågan direkt, godkänna nya bilder om ni kör bildgranskning och starta om bildspelet om projektorn krånglar.
Företagsfest och konferens: en till från teamet
På jobbevent är risken att allt hänger på en person som råkar vara sjuk dagen det gäller. En medarrangör från samma team gör eventet oberoende av en enskild kalender.
Det är också den praktiska lösningen på ansvaret för innehållet: någon behöver kunna dölja en bild snabbt om den inte hör hemma på intranätet efteråt, utan att först jaga rätt på den som skapade eventet.
Resa och gruppresa: en per resegrupp
På en längre resa är det sällan samma person som håller ihop varje dag. Bjud in en medarrangör per grupp eller per etapp, så kan den som är på plats lägga upp dagens bilder och svara på frågor utan att det går via en enda person hemma.
Delade lösenord är inte lösningen
Det snabbaste sättet att lösa det här känns som att skicka sitt lösenord i chatten. Gör inte det. Ett delat lösenord går inte att ta tillbaka, du ser aldrig vem som gjorde vad, och lösenordet ligger kvar i en chatt långt efter att eventet är slut.
En inbjudan är knuten till en person, kan tas bort med ett klick och ger åtkomst till exakt ett event — inte till dina andra event, ditt konto eller dina kvitton.
Vad en medarrangör inte kan göra
Två saker är reserverade för dig som skapade eventet: att bjuda in och ta bort medarrangörer, och att radera hela eventet. Det gör att ingen kan låsa ut dig från ditt eget event, och att en avhoppad medarrangör inte kan ta med sig teamet.
Betalning och plan hör också till kontot som skapade eventet. En medarrangör kan alltså inte uppgradera planen eller förlänga lagringen åt dig.
Vanliga frågor om medarrangörer
Det arrangörer brukar undra innan de bjuder in någon.
Kostar det något att bjuda in medarrangörer?
Nej. Medarrangörer ingår i alla planer, även den gratis, och det finns ingen extra avgift per person. Det finns heller ingen gräns för hur många du kan bjuda in till samma event.
Behöver medarrangören ett Digipic-konto?
Ja, men det skapas i samma flöde. Har personen inget konto skickar vi ett mejl med en länk för att skapa ett, och inbjudan hämtas automatiskt när kontot är klart. Gäster som bara ska ladda upp bilder behöver fortfarande inget konto alls.
Ser medarrangören mina andra event?
Nej. En inbjudan gäller exakt det event du bjöd in till. Dina andra event, ditt konto och dina kvitton är fortfarande bara dina.
Kan en medarrangör radera eventet?
Nej. Att radera hela eventet och att hantera teamet är reserverat för dig som skapade eventet. Medarrangören kan däremot ta bort enskilda bilder, precis som du.
Vad händer med bilderna om jag tar bort en medarrangör?
Ingenting. Åtkomsten försvinner direkt, men bilderna hen laddade upp ligger kvar i eventet som vanligt.
Kan medarrangören ladda ner alla bilder?
Ja. Nedladdningen av hela eventet som zip kan begäras av både dig och dina medarrangörer, och länken mejlas till den som beställde den.
Går det att ge någon begränsad åtkomst, till exempel bara godkänna bilder?
Inte i dag — en medarrangör har full åtkomst till eventet, utom att hantera teamet och radera eventet. Bjud därför in personer du litar på med bilderna, precis som du skulle lita på dem med kameran.
Läs vidare
Nästa steg när ni är fler som håller i eventet.
Skapa eventet och bjud in ditt team
Gratis att komma igång. Medarrangörer ingår i alla planer.