Samla konferensbilder från alla deltagare

Har ni parallella spår är problemet uppenbart. Fotografen står i stora salen under keynoten. Samtidigt pågår tre workshops, en demo i montern och det egentliga nätverkandet ute i pauslokalen — där affärerna görs.

Deltagarna är däremot överallt, hela tiden, med kameror i fickan. De fotograferar en slide de vill komma ihåg, personen de precis träffade, kön till kaffet. Det är den dokumentationen som beskriver hur dagen faktiskt var, och den kastas normalt bort.

Uppföljningsmejlet som går ut dagen efter är det som avgör om konferensen lever vidare. Ett mejl med tjugo bilder från dagen öppnas och sparas. Ett mejl med bara en länk till presentationerna gör det inte.

Samma sak på LinkedIn. Deltagare som var där delar gärna vidare bilder de känner igen sig i — men bara om de får tag på dem medan känslan är kvar. Ligger bilderna hos en fotograf som levererar efter tre veckor är tillfället borta.

Med ett gemensamt galleri kan ni ladda ner allt samma kväll och ha bildmaterialet klart innan deltagarna hunnit hem.

När ni ska sälja in nästa upplaga behöver ni visa att förra året var värt att åka på. Det görs inte med en logotyp och ett program — det görs med bilder på en fylld sal, engagerade samtal och människor som ser ut att ha det bra.

Den typen av bilder är svår att beställa fram i efterhand. Antingen har ni dem eller så har ni dem inte. Ett gemensamt galleri är den billigaste försäkringen mot att stå tomhänt i planeringen inför nästa gång.

Deltagare kommer från andra organisationer, och en del vill inte förekomma på bild — särskilt om materialet kan komma att användas i marknadsföring. Skriv därför i deltagarinformationen att eventet dokumenteras i ett gemensamt galleri, vad bilderna används till och vem man kontaktar för att få en bild borttagen.

Ska bilder på identifierbara personer användas externt behöver ni ha deras godkännande. Enklast är att skilja på saken: samla brett internt, och välj sedan medvetet ut de få bilder ni vill använda publikt — och fråga just de personerna.

Det som avgör hur mycket ni får in är hur ofta deltagarna påminns. En kod som bara finns i välkomstmejlet ger nästan ingenting. En kod som visas på skärmen mellan varje pass, står på borden och nämns från scenen en gång ger betydligt mer.

Säg det rakt ut från scenen efter första passet: skanna koden och lägg upp det ni fotograferat. Trettio sekunder från podiet är den enskilt mest effektiva åtgärden, och den kostar ingenting.