Dokumentera konferensen med bilder — en guide

En konferens samlar kollegor, branschexperter och potentiella kunder under samma tak. Det läggs ofta ner hundratals timmar på planering, program och logistik — men bilderna från eventet hamnar inte sällan i skymundan. Det är synd, för bra konferensbilder är en av de mest värdefulla tillgångarna ett företag kan ta med sig hem efter eventet. De kan användas i allt från sociala medier och pressmeddelanden till internrapporter och nästa års inbjudningsmaterial.

I den här guiden går vi igenom varför konferensdokumentation med bilder är så viktigt, vad du bör fånga, och hur du samlar in material från alla deltagare på ett smidigt sätt.

Varför konferensbilder är viktiga för företaget

Konferensbilder fyller flera syften. För marknadsavdelningen är de ovärderliga — autentiska bilder från riktiga event presterar betydligt bättre än stockfoton i annonser, på webbsidor och i sociala medier. De visar att företaget är aktivt, engagerat och en del av en levande bransch.

Internt fungerar bilderna som dokumentation. De kan användas i årsredovisningar, nyhetsbrev och presentationer. De gör det också enklare att utvärdera eventet: vilka sessioner lockade mest publik, vilka montrar hade mest aktivitet, och hur uppfattades stämningen överlag?

Slutligen bygger konferensbilder employer branding. Kandidater som ser bilder från engagerande interna event får en bättre bild av företagskulturen — vilket gör det lättare att attrahera talang.

Vad du bör fånga — checklista

Det är lätt att fokusera enbart på talarna på scenen, men de bästa konferensbilderna fångar helheten. Här är en checklista:

• Keynotes och presentationer — talaren på scenen, publiken som lyssnar, intressanta slides.
• Nätverkande och mingel — spontana samtal, handskakningar, grupper vid ståbord.
• Montrar och utställningar — om det finns en utställningshall, dokumentera aktiviteten kring montrarna.
• Candid-ögonblick — skratt, överraskningar och äkta reaktioner ger liv åt bilddokumentationen.
• Lokalen och detaljerna — skyltning, dekor, namnbrickor, catering.
• Grupperingar och workshops — mindre sessioner där deltagarna aktivt arbetar tillsammans.

Samla bilder från alla deltagare — inte bara fotografen

Många företag anlitar en professionell fotograf, och det är självklart en bra investering. Men en enda fotograf kan inte vara överallt samtidigt. Deltagarna har ofta de bästa perspektiven: en bild från publiken under en inspirerande presentation, en selfie med en nyckeltalare, eller ett spontant foto från middagen.

Utmaningen är att samla in alla dessa bilder. Att be folk skicka foton via e-post eller i en chattgrupp ger spridda resultat och kräver manuell hantering. En smidigare lösning är att använda en digital plattform där deltagarna laddar upp sina bilder direkt. Med en QR-kod som visas på skärmar i lokalen, i konferensmaterialet eller på namnbrickorna kan alla bidra till en gemensam bildsamling utan att behöva ladda ner en app.

Läs mer om hur du planerar fotografering vid företagsevent för att kombinera professionella och deltagarbilder på bästa sätt.

Använd bilderna i kommunikationen efter eventet

Bilderna ska inte bara hamna i en mapp som ingen öppnar. Planera redan före konferensen hur materialet ska användas:

• Sociala medier — publicera ett urval bilder dagarna efter konferensen. Tagga talare och partners för ökad räckvidd.
• Internkommunikation — skicka en sammanfattning med bilder till alla anställda, inte bara de som deltog.
• Inbjudan till nästa event — bra bilder från förra årets konferens är det starkaste marknadsföringsverktyget för kommande evenemang.
• Webbplats och blogg — skapa en recap-sida med bilder och höjdpunkter.

Tänk på att respektera deltagarnas integritet. Innan du publicerar bilder externt bör du säkerställa att du har rätt att göra det. Läs mer om GDPR och bilder i företagssammanhang för att hantera detta korrekt.

Tips för proffsiga resultat med smartphones

De flesta deltagare fotograferar med mobilen, och dagens smartphones tar utmärkta bilder — om man tänker till lite. Dela gärna dessa tips med deltagarna:

• Utnyttja det naturliga ljuset — undvik blixt, den ger platta och livlösa bilder. Gå närmare fönster eller andra ljuskällor om det är mörkt.
• Håll telefonen stadigt — använd båda händerna och håll armbågarna nära kroppen för att undvika skakiga bilder.
• Variera perspektiven — ta inte bara bilder rakt framifrån. Prova vinklar snett från sidan, lite uppifrån eller gå närmre för detaljer.
• Fånga människor i aktion — bilder där personer gör något (diskuterar, skrattar, arbetar) är mer engagerande än uppställda gruppfoton.
• Ladda upp direkt — ju längre du väntar, desto större risk att bilderna glöms bort.

Sammanfattning

Konferensbilder är en strategisk tillgång som förtjänar lika mycket planering som programmet och logistiken. Genom att tänka igenom vad som ska dokumenteras, göra det enkelt för alla deltagare att bidra och ha en plan för hur bilderna ska användas efteråt, maximerar du värdet av varje konferens ert företag arrangerar eller deltar i.

Vill du se hur Digipic kan hjälpa dig att samla alla konferensbilder på ett ställe? Kolla in våra priser och paket och kom igång på några minuter.